一、档案管理 

1、校友总会的档案由办公室秘书负责收集、整理和保管，秘书长检 查、指导。

2、归档的文件材料要求完整、齐全、准确，并分类整理、立卷、归 档材料应妥善管理，不得丢失或损毁。

3、归档范围

(1) 登记管理机关和业务主管部门的有关文件；

(2) 本校友总会向登记管理机关和业务主管部门提出的重大事项报 告；

(3) 本校友总会的章程和各项管理制度；

(4) 本校友总会的计划、总结、年度工作报告及理事会的会议记；

(5) 本校友总会理事会成员和工作人员的基本情况；

(6) 本校友总会的资产负债表和财务报告；

(7) 本校友总会的历史沿革、大事记，反映重要活动事件的剪报、 声像材料等。

4、档案存放 

校友会办公室应有专门存放档案的文件柜，并具备防火、防潮、防虫 等安全条件。

5、档案归档及借阅

(1) 每年4月定期将上年开展的各项工作及活动所形成的档案包括纸质文件类和相应的电子版本，按照归档的要求，由专人负责及时归档；

(2) 归档的文件材料要完整、准确；

(3) 上交学校档案馆时办理交接手续，填写移交单；

(4) 档案借阅要登记，需要及时归还。 

6、档案交接

档案管理人员因工作调动或离职时，应正式办理交接手续。

7、档案管理工作准则

工作人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，做到不失密、 不泄密。

二、证章管理 

1、本校友总会法人登记证、组织机构代码证由办公室秘书保管，并按规定按时接受北京市民政局社团办的检查。

2、本校友总会印章由办公室秘书保管。日常工作由秘书长主持，需 盖本校友总会印章由秘书长负责。非日常工作范围内的重要事项的处 理或重要文件的印发，必须报办公室秘书长签署后加盖本校友总会印 章。

3、印章需有备案；印章使用需使用人申请，秘书长批准，并做使用 登记；印章原则上不允许拿出办公室，如有特殊需要，需秘书长批准，备案登记；印章借用需要保存借据，归还后撤销借据，并登记备案。 

4、本校友会法人登记证、组织机构代码证和本校友总会印章应妥善保管、专人负责，不得遗失或损坏，出现遗失、损坏或违规事件将追 究个人责任。

本制度由北京工业大学校友总会理事会负责解释。本制度自公布之日起施行。

北京工业大学校友总会

2019 年 5 月 13 日